Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik handler om, hvordan Shared A/S indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med vores opgavevaretagelse.
Vi behandler de oplysninger vores ejere og Leverandører giver os i overensstemmelse med gældende regler. Vi er bevidste om, at dine oplysninger skal behandles med respekt for oplysningernes fortrolighed og for dit privatliv.

INFORMATION OM BEHANDLING AF OPLYSNINGER
Shared er dataansvarlig for de oplysninger, vi modtager fra dig eller om dig i forbindelse med en sag eller henvendelse.

Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle former for oplysninger, der direkte eller indirekte kan knyttes til en person. Det kan f.eks. være for- og efternavn, en privatadresse eller en e-mail adresse.

VORES GRUNDLAG FOR AT BEHANDLE PERSONOPLYSNINGER
Vores grundlag for at behandle oplysningerne er primært på baggrund af vores opgaver som følger af aftale med vores kunder. Efter databeskyttelsesforordningen er grundlaget for at behandle almindelige personoplysninger artikel 6, stk. 1, litra c og/eller e. Vores grundlag for at behandle følsomme oplysninger er primært efter artikel 9, stk. 2, litra f eller j.

HVEM HAR ADGANG TIL OPLYSNINGERNE?
Medarbejderne i Shared har adgang til personoplysningerne i det omfang, det er nødvendigt for at kunne varetage de opgaver omfattet af ejerenes aftale med Shared. Personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt.

DATAANSVARLIG
Shared A/S, Gunnar Clausens Vej 34, 8260 Viby J, CVR-nr. 36072911 er dataansvarlig for oplysninger, som modtages til brug for at kunne udføre arbejde for vores kunder.

Vores kontaktoplysninger er telefon 8947 1400, info@shared.dk

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine persondata, kan du kontakte os herom på info@shared.dk

VIDEREGIVELSE MV.
Vi videregiver kun personoplysninger i det omfang, hvortil der er givet samtykke. Samtykket gives på vores hjemmeside med henblik på modtagelse af nyheder, kursustilbud og lignende. Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage via vores hjemmeside eller via link nederst i mailen.

Vi anvender personoplysningerne til at udsende nyheder, kursustilbud og lignende. Herudover indsamles informationer om brugen af udsendte mails til udarbejdelse af statistik.

Herudover videregiver vi ikke personoplysninger med mindre vi bliver pålagt det af en myndighed, domstol eller lignende. Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt for vores almindelige opgavevaretagelse. Det er fx ofte tilfældet ved klager over virksomheder i forbindelse med partshøring. Oplysninger kan også blive videregivet, hvis det er nødvendigt for, at andre myndigheder kan varetage deres opgaver.

Vi overfører sædvanligvis ikke data udenfor EU, og hvis sådan overførsel måtte finde sted, sker det alene under iagttagelse af de nødvendige sikkerhedsgarantier som krævet efter den gældende databeskyttelseslovgivning.

Vi overlader personoplysninger til vores systemleverandører ComCare A/S, OneDrive, KONNECT ApS, KMD A/S, The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp samt Enalyzer A/S i henhold til databehandleraftaler, og alene med det formål at muliggøre vores anvendelse af de pågældende it-systemer.

Vi har etableret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring mod uautoriseret adgang til, tab eller ødelæggelse af de data, som er undergivet vores ansvar. Vi udvikler løbende vores sikkerhedspolitikker og procedurer for at sikre, at vores systemer er sikre og beskyttede. Det er kun personer, som har et legitimt behov for at behandle personoplysninger til de ovennævnte formål, der har adgang til disse.

Shared har begrænsninger på adgangsrettigheder til personoplysninger og et system til adgangskontrol. Adgang til personoplysninger er begrænset til medarbejdere, og hvor det er relevant, andre leverandører, med et arbejdsbetinget behov og tildeles efter forudgående godkendelse fra Shared. Adgang tilbagekaldes, når brugeren ikke længere opfylder kriterierne for at have adgang. Shared varetager autorisation for Shareds medarbejdere.

UOPFORDREDE ANSØGNINGER
Hvis der er tale om en uopfordret ansøgning, vil den blive rundsendt til chefgruppen for vurdering af evt. Uopfordret ansøgninger sendes til direktøren for vurdering af evt. jobmuligheder. Ansøgeren vil modtage en svarmail, uanset om der er jobmulighed eller ej. Ved afslag slettes ansøgningen. Ved ansættelse henvises til afsnittet vedr. opfordrede ansøgninger.

OPFORDREDE ANSØGNINGER
Ved opslåede stillinger anvendes et sikkert rekrutteringssystem.

Ved rekruttering af nye medarbejdere opbevarer vi ansøgningsdata i op til 6 måneder efter afslag. For ansatte medarbejdere opbevares oplysningerne så længe der er et sagligt behov herfor, herunder hvis det er nødvendigt for opfyldelse af forpligtigelser eller relevant lovgivning eksempelvis bogføringslovens regler om opbevaring af bogføringsmateriale i 5 år.

OPBEVARINGSPERIODE
Vi opbevarer personoplysninger, så længe der er en relevant retlig interesse heri, hvilket sædvanligvis afgøres ud fra en konkret vurdering af oplysningernes betydning sammenholdt med de gældende forældelsesregler.

DE REGISTREREDES RETTIGHEDER
Databeskyttelsesforordningen medfører en række rettigheder for de registrerede. Disse fremgår særligt af artikel 13-18 og artikel 20-22.

De registrerede har efter databeskyttelsesforordningen:
·         ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler
·         ret til at få urigtige oplysninger rettet
·         ret til i særlige tilfælde at få slettet oplysninger, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning
·         ret til i visse tilfælde at få begrænset behandlingen, så den fremover – bortset fra opbevaring – alene må ske efter samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser
·         ret til i visse tilfælde at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af oplysningerne
·         ret til at modtage de registrerede personoplysninger i struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbar format samt at få overført disse fra en dataansvarlig til en anden uden hindring.
Vi kan i forbindelse med registreredes udøvelse af ovenstående rettigheder stille krav om relevant legitimation.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Du kan indgive klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Datatilsynets kontaktoplysninger er følgende:

Borgergade 28, 5., 1300 København

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Telefon: + 45 33 19 32 00

Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Denne orientering er senest opdateret i maj 2018 og vil løbende blive opdateret efter gældende regler og praksis samt i overensstemmelse med justeringer i vores forretningsgange.